• Öffne den Bereich „Einstellungen“
• Wähle den Menüpunkt „Abwesenheit“ aus und hinterlege alles notwendige
• Speichere die Änderungen

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Unter Einstellungen → Nachrichtenerstellung → Signatur kannst du weitere Optionen für deine E-Mail-Signatur festlegen und anpassen.

Hinweis: Die Signatur wird nur im Webmail automatisch eingefügt. Wenn du Programme wie Outlook, Apple Mail oder Thunderbird nutzt, musst du die Signatur dort separat einrichten.

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Wichtig: Wenn du in Outlook POP3 nutzt und lokale Ordner für deine E-Mails angelegt hast, sichere diese unbedingt vorher. Nach dem Umstellen der Serverdaten könnten sonst deine lokalen Ordner verloren gehen.

Bei IMAP-Konten kannst du alternativ auch ein neues Konto mit den neuen Serverdaten anlegen.
Bitte beachte: Das alte Konto muss vorher gelöscht werden, damit du das neue anlegen kannst.

In dieser Anleitung zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du die neuen Zugangsdaten in Outlook, Thunderbird und Apple Mail hinterlegst.

Tipp: Die benötigten Zugangsdaten (neues Passwort und neuer Server) findest du in der E-Mail, die wir dir zum Serverumzug geschickt haben.

Hinweis: Die unten eingebundenen Bilder dienen lediglich als Beispiel. Bitte verwende für die Einrichtung ausschließlich die Zugangsdaten aus deiner persönlichen Umzugs-E-Mail.

Anleitung Outlook

Outlook öffnen & Kontoeinstellungen aufrufen

Gehe in der Menüleiste auf „Outlook“ > „Einstellungen“ oder auf „Werkzeuge“ > „Konten“

Wähle „Konten“, um deine eingerichteten E-Mail-Konten zu sehen.

E-Mail-Konto auswählen

Klicke in der linken Spalte auf das Postfach, das du bearbeiten möchtest.

Neue Serverdaten eintragen

Passe die folgenden Angaben an:

• Eingangsserver (IMAP/POP): neuen Server aus unserer Umzugs-E-Mail eintragen
• Ausgangsserver (SMTP): neuen Server aus unserer Umzugs-E-Mail eintragen
• Benutzername: deine vollständige E-Mail-Adresse
• Passwort: neues Passwort aus unserer Umzugs-E-Mail eintragen

Port-Einstellungen und Verschlüsselung

Je nach verwendetem Protokoll:

Für IMAP:

• Port: 993
• Verschlüsselung: SSL/TLS

Für POP3:

• Port: 995
• Verschlüsselung: SSL/TLS

Für SMTP (Ausgangsserver):

• Port: 465 (SSL) oder 587 (STARTTLS)
• Verschlüsselung: SSL/TLS oder STARTTLS
• Authentifizierung: erforderlich (Benutzername = E-Mail-Adresse)

Speichern & testen

Schließe Outlook und starte es neu. Sende eine Testmail oder rufe neue Nachrichten ab, um sicherzustellen, dass alles funktioniert.

Anleitung Thunderbird

Thunderbird öffnen & Kontoeinstellungen aufrufen

Klicke oben im Menü auf „Thunderbird“ > „Einstellungen“ > „Konten-Einstellungen“. (Je nach Version kann der Pfad leicht variieren.)

Konto auswählen

Wähle in der linken Spalte das betroffene E-Mail-Konto aus.

Posteingangsserver anpassen

Klicke auf „Server-Einstellungen“ unter dem ausgewählten Konto.

Ändere folgende Felder:

• Server-Adresse: neuen Server aus unserer Umzugs-E-Mail eintragen
• Port: 993 (IMAP) oder 995 (POP3)
• Verbindungssicherheit: SSL/TLS
• Authentifizierungsmethode: Passwort, normal

Postausgangsserver (SMTP) ändern

Unten links im Fenster auf „Postausgangs-Server (SMTP)“ klicken.

Wähle den passenden SMTP-Eintrag aus und klicke auf „Bearbeiten“ (oder auf „Hinzufügen“, wenn kein Eintrag vorhanden ist).

Trage dort folgende Dinge ein:

• Server-Adresse: neuen Server aus unserer Umzugs-E-Mail eintragen
• Port: 465 (SSL) oder 587 (STARTTLS)
• Verbindungssicherheit: SSL/TLS oder STARTTLS
• Authentifizierung: Passwort, normal
• Benutzername: vollständige E-Mail-Adresse

Speichern & testen

Bestätige alle Änderungen mit OK. Sende eine Testmail oder rufe neue E-Mails ab, um die Funktion zu prüfen.

Anleitung Apple Mail (macOS)

Apple Mail öffnen & Einstellungen aufrufen

• Öffne Apple Mail.
• Klicke oben in der Menüleiste auf „Mail“ > „Einstellungen“.
• Wechsle zum Tab „Accounts“.

Konto auswählen

Wähle links das E-Mail-Konto aus, das du anpassen möchtest.

Servereinstellungen bearbeiten

Klicke auf den Tab „Servereinstellungen“. Aktualisiere die folgenden Felder:

Posteingangsserver (IMAP oder POP)

• Hostname: neuen Server aus unserer Umzugs-E-Mail eintragen
• Benutzername: vollständige E-Mail-Adresse
• Passwort: Neues Passwort aus der Umzugs-E-Mail
• Port: 993 (IMAP) oder 995 (POP3) (kann man nur auswählen, wenn man den Haken unter Verbindungseinstellungen automatisch verwalten, entfernt)

Postausgangsserver (SMTP)

Klicke auf „SMTP-Server“ > „SMTP-Serverliste bearbeiten…“. Wähle den passenden Server aus oder füge einen neuen hinzu.

• Hostname: neuen Server aus unserer Umzugs-E-Mail eintragen
• Benutzername: vollständige E-Mail-Adresse
• Passwort: neues Passwort
• Port: 465 (SSL) oder 587 (STARTTLS) (kann man nur auswählen, wenn man den Haken unter Verbindungseinstellungen automatisch verwalten, entfernt)

Speichern & testen

Schließe das Einstellungsfenster und speichere die Änderungen. Sende eine Testmail oder rufe neue E-Mails ab, um sicherzugehen, dass alles funktioniert.

Falls du Fragen hast oder Unterstützung brauchst, steht dir unser Support-Team gerne zur Verfügung.

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Dann kannst du auch einfach Adressen wie name+alias@domain.com (zum Beispiel name+google@domain.com) nutzen, wenn du dich irgendwo anmeldest oder einen Newsletter abonnierst.

Die Mails, die an diese +Adressen gehen, landen trotzdem ganz normal in deinem Postfach von name@. Praktisch: du kannst im Postfach einfach danach filtern.

So hast du im Handumdrehen einen neuen Alias, ohne dass du ihn vorher extra in der Serververwaltung anlegen musst.

Der Beitrag Wie kann ich möglichst unkompliziert für verschiedene Onlinedienste eigene Mailadressen verwenden, ohne sie manuell anlegen zu müssen? erschien zuerst auf gn2 GmbH Hosting | Internetagentur in Coburg.

Mit einer Mailweiterleitung kannst du eingehende E-Mails automatisch an eine andere Adresse weiterleiten – ideal, wenn du mehrere E-Mail-Adressen nutzt, aber alles zentral empfangen möchtest. Zum Beispiel: E-Mails an info@deinedomain.de landen direkt in deinem Hauptpostfach.

Eine Alias-Adresse funktioniert ähnlich: du erstellst zusätzliche E-Mail-Adressen (z. B. kontakt@, rechnung@), die ebenfalls im gleichen Postfach ankommen. Der Unterschied: Hier wird keine Weiterleitung eingerichtet – die Alias-Adresse gehört direkt zu deinem bestehenden Konto.

Einrichtung von Mailweiterleitungen über die Serververwaltung

• Login in deine gn2 Seververwaltung
• E-Mail-Adressen im Menü auswählen
• bei der gewünschten Mailadresse auf Weiterleitung klicken
• Weiterleitung: E-Mail-Adressen hinzufügen (falls es mehrere Adressen sind, diese bitte mit Leerzeichen, Semikolon oder Zeilenumbruch voneinander trennen)
• Sollen die weitergeleiteten E-Mails auch im Postfach gespeichert werden? Einen Haken bei aktiviert setzen.
  Falls nicht, den Haken nicht setzen und dann dient die Mailadresse als reine Weiterleitungs-Adresse (ohne eigenständiges Postfach).
• Speichern klicken.

Einrichtung von Alias-adressen über die Serververwaltung

• Login in deine gn2 Serververwaltung
• E-Mail-Adressen im Menü auswählen
• bei der gewünschten Mailadresse auf Alias-Adressen klicken
• Alias-Adresse hinzufügen klicken
• Alle Alias-Adressen anlegen und speichern klicken

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Alias anlegen

In der Serververwaltung deines bestehenden E-Mail-Kontos kannst du eine neue E-Mail-Adresse als Alias einrichten. Zum Beispiel: Wenn deine alte Adresse „max.mustermann@example.com“ ist, könntest du „max.neu@example.com“ als Alias hinzufügen.

Absenderadresse ändern

Stelle in deinem Mailprogramm die neue Adresse als Absenderadresse ein. So kommunizierst du nach außen mit deinem neuen Namen, während alle E-Mails, die an die alte oder die neue Adresse gesendet werden, im gleichen Postfach ankommen.

Thunderbird

• Mozilla Thunderbird öffnen
• Konten-Einstellung klicken: Klicke im linken Bereich (ziemlich weit unten) auf Konten-Einstellungen
• Kontoeinstellungen öffnen: Gehe oben in der Menüleiste zu „Konten-Einstellungen“.
• Identität auswählen: Wähle das Konto aus, für das du die Antwortadresse festlegen möchtest.
• Identität bearbeiten: Wähle die Identität aus, die du ändern möchtest.
• Antwortadresse hinzufügen: Im Fenster „Konten-Einstellungen“ gibt es ein Feld für „Antwortadresse“. Hier kannst du die gewünschte Antwortadresse eingeben.

Apple Mail

• Starte die „Mail“-App (weißer Briefumschlag) auf deinem Mac
• Gehe zu „Mail“ (oben im Menü) > „Einstellungen“ und wähle den Tab „Accounts“.
• Wähle das gewünschte Konto aus und klicke auf „Accountinformationen“.
• Klicke auf das Dropdown-Menü „E-Mail-Adresse“ und wähle „E‑Mail-Adressen bearbeiten“.
• Alias hinzufügen: Klicke auf das Pluszeichen (+) und gib den gewünschten Namen sowie die neue E-Mail-Adresse ein.

E-Mail von einer Alias-Adresse senden (Apple Mail)

• Starte die „Mail“-App auf deinem Mac.
• Fahre mit dem Mauszeiger über das Feld „Von“ in der E-Mail, die du verfasst.
• Klicke auf das angezeigte Dropdown-Menü und wähle die gewünschte E-Mail-Aliasadresse aus.

Einschränkungen bei der Absenderadresse in Outlook

In einigen Versionen von Outlook gibt es keine Möglichkeit, eine separate Antwortadresse hinzuzufügen. Du kannst jedoch die Absenderadresse auswählen, wenn du mehrere Konten hast.

So fügst du einen Alias in Outlook hinzu:

• Öffne Outlook und gehe zu Einstellungen > Konten.
• Klicke auf das Pluszeichen (+), um den Alias als neues Konto hinzuzufügen, und verwende dabei dieselben IMAP/SMTP-Einstellungen wie dein Hauptkonto.

So änderst du die Absenderadresse:

• Beim Antworten oder Erstellen einer neuen E-Mail wähle im „Von“-Feld den Alias aus.

Optional (aber sinnvoll):

• Lege den Alias als Standardkonto unter Konten fest, sodass neue E-Mails immer mit der Alias-Adresse gesendet werden.

Bitte beachte, dass du beim Antworten den Alias im „Von“-Feld manuell auswählen musst, da Outlook standardmäßig die ursprüngliche Empfängeradresse verwendet. Mit der Zeit, wenn die neue Mailadresse immer bekannter wird, wird sich dies jedoch regulieren.

Keine Weiterleitung notwendig

Da beide Adressen (Haupt-Mailadresse und der angelegte Alias) auf dasselbe Konto zugreifen, ist keine automatische Weiterleitung erforderlich. Das vereinfacht die Verwaltung und stellt sicher, dass du keine wichtigen E-Mails verpasst.

Mit dieser Methode kannst du deine E-Mail-Kommunikation problemlos an deinen neuen Namen anpassen, ohne den Aufwand einer vollständigen Neuanlage deiner E-Mail-Adresse.

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Der Beitrag Trotz Spamfilter bekomme ich noch zuviele Spams, die nicht erkannt wurden, was kann ich dagegen tun? erschien zuerst auf gn2 GmbH Hosting | Internetagentur in Coburg.

• Login in die Serverwaltung mit deinen vorhandenen Login-Daten
• Unterpunkt E-Mail-Adressen (unter E-Mail) auswählen
• Relevante Daten eintragen (unter allgemein)
• Unter Erweiterte Einstellungen kannst du noch die Spam-Score Schutzmaßnahmen anpassen, wir empfehlen einen Spam-Score von 3, denn bei 5 wird noch relativ viel Spam durchgelassen und unter 3 werden mitunter auch „ordentliche“ Mails fälschigerweise als Spam einsortiert

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Der Beitrag Wie kann ich Filterregeln für mein Mailkonto anlegen? erschien zuerst auf gn2 GmbH Hosting | Internetagentur in Coburg.

So gehts:

• Oberpunkt Datei anklicken
• Konto hinzufügen

• deine Mailadresse eintragen
• Verbinden klicken
• Dann öffnet sich folgendes Fenster

• Für ein IMAP Konto IMAP auswählen oder analog dazu, POP, falls du ein POP Postfach einrichten möchtest
• Danach werden einfach die relevanten Daten eingetragen, welche du über die Serverwaltung unter Mail-Adressen findest

Klicke im Fenster für die Kontoeinrichtung auf „Weiter“. Outlook sendet dann eine Testnachricht und prüft, ob das Empfangen von NachrKichten möglich ist.

dein E-Mail-Postfach ist nun in Outlook eingerichtet.

Nun ist dein Postfach fertig eingerichtet und du kannst deine E-Mails empfangen und versenden.

Der Beitrag Wie kann ich mit Outlook 2019 mein E-Mail-Postfach abrufen? erschien zuerst auf gn2 GmbH Hosting | Internetagentur in Coburg.

Anbieter für Mail-Account auswählen

Falls du noch keine Mails eingerichtet hast, wirst du im ersten Schritt aufgefordert, einen Mail-Account hinzuzufügen. Dort musst du „Anderer Mail-Account …“ auswählen um deine erstellen gn2 Mailadressen hinzufügen zu können.

Mailaccount hinzufügen

Danach die relevanten Dinge eintragen:

• Name: deinen vollständigen Namen
• E-Mail-Adresse: Mailadresse die du vorher erstellt hast
• Passwort: das dazugehörige Passwort

Serverdaten eintragen

Im nächsten Schritt werden die relevanten Serverdaten eingetragen (die Angaben findest du in der Serverwaltung von gn2)

Danach ist das Postfach schon erstellt und du kannst entscheiden, welche weiteren Apps mit deinem Mail-Account verwendet werden sollen.

Danach auf Fertig klicken.

E-Mail-Datenschutz

Dann öffnet sich noch das Fenster zum E-Mail-Datenschutz. Dort kannst du entscheiden, ob deine Mail-Aktivitäten geschützt werden sollen.

Nach diesem Schritt steht dir dein Postfach auf deinem Mac zur Verfügung und du kannst damit deine E-Mails empfangen und versenden.

Der Beitrag Wie richte ich mein E-Mail-Postfach in Apple Mail ein? erschien zuerst auf gn2 GmbH Hosting | Internetagentur in Coburg.

Um die Spameinstellungen aufzurufen, gehe bitte folgendermaßen vor:

• Einloggen in die Serverwaltung
• Dort den Menüpunkt: E-Mail, Unterpunkt: E-Mail-Adressen aufrufen

Nächster Schritt

• Danach werden dir rechts deine Mailadressen angezeigt
• Wähle bitte die Mailadresse aus, wo du die Spameinstellungen anpassen / überprüfen möchtest
• Dazu klicke auf das Stiftsymbol neben dem Briefumschlag
• Danach öffnet sich das Einstellungsfenster der Mail-Adresse

• Dort klickst du bitte auf Erweiterte Einstellungen
• Nun siehst du die Schutzmaßnamen, welche angehakt sind bzw. angehakt werden können
• Beim Spam-Score bitte 3.0 auswählen, damit reagiert er feiner und sortiert gewissenhafter die „schlechten“ Mails aus – bei 5.0 lässt er zu viele infizierte Mails in die Zustellung und bei 1.0 reagiert er zu streng und löscht/sortiert er auch echte Mails mit aus
• Im Punkt drunter kannst du dann noch die Löschdauer hinterlegen, nach welchem Zeitraum die Mails aus dem Spamordner bzw. Papierkorb gelöscht werden sollen
• Speichern klicken nicht vergessen

Damit hast du alle notwendigen Einstellungen in der Serverwaltung direkt eingestellt und wir widmen uns nun den Spam- und Virenfilter in den Webmail-Einstellungen.

Die Filtereinstellungen gelten natürlich global für das gesamte Postfach, auch wenn du kein Webmail verwenden solltest.

Spam- und Virenfilter in Webmail einstellen

Hier möchten wir Euch die vielfältigen Einstellungen für die Spam- / Virenfilter direkt in Webmail vorstellen. 

Um diese Einstellungen aufzurufen, geht bitte folgende Schritte vor:

• Einloggen in Webmail (über die gn2 Serverwaltung unter dem Unterpunkt E-Mail-Adressen möglich)

Dort dann links auf Einstellungen klicken (unterster Punkt)

Danach auf den Unterpunkt Filter klicken um das Aktionsmenü der Filter aufzurufen.

• Dort erkennst du dann zwei angelegte Filter (Viren & Spam)
• Wenn du diese anklickst, erkennst du die angelegten Regeln, welche jederzeit von dir geändert bzw. angepasst werden können – es stehen dir eine Vielzahl an Regeln zur Verfügung
• Virenmails sollten direkt gelöscht werden und gar nicht erst Zugang zu deinem Postfach erhalten
• Die Einstellungen einfach mal überprüfen und an die jeweiligen eigenen Wünsche & Anforderungen anpassen

Bekommst du dein Spamproblem trotzdem nicht in den Griff? Dann schreibe uns gern eine Nachricht, wir helfen dir sehr gern weiter.

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• Login Webmail
• Einstellungen / Passwort anklicken

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Mail-Account hinzufügen

• Unterpunkt: Accounts aufrufen
• Account hinzufügen
• Für deine unter gn2 Serverwaltung angelegter Mailadresse, bitte den letzten Punkt: „Andere“ auswählen

Mail-Account hinzufügen klicken

Account-Details hinzufügen

• Name
• Mailadresse
• Passwort
• Falls gewünscht Beschreibung ausfüllen bzw. ausgefüllen lassen

So findest du die Verbindungsdaten in deiner Serverwaltung

E-Mail / E-Mail-Adressen – dort werden alle deine angelegten Mailadressen aufgelistet und dort findest du dann auch die Verbindungsdaten unter folgendem Punkt.

Daten-Überprüfung

Danach werden die Daten überprüft und das Postfach steht dir auf deinem iPhone/iPad zur Verfügung.

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Gehe bitte nach diesen Schritten vor:

• Login in die gn2 Serverwaltung
• Dort dann über deine angelegten Mailadressen: Login in Webmail
• Einstellungen / Abwesenheit anklicken

Dort die für Dich wichtigen Dinge hinterlegen.

• Betreff: selbsterklärend
• Nachricht: selbsterklärend
• Beginn und Ende der Abwesenheit: hier kannst du festlegen, wie lange die automatische Abwesenheitsmitteilung erfolgen soll
• Status: sollte auf An stehen, sonst wird das nichts ?
• Antwort Intervall: dort kannst du hinterlegen, dass nur einmal jeden Tag, an eine gleiche Mailadresse, eine automatische Nachricht erfolgt und nicht bei jeder eingehenden Mail – so wird dein Gegenüber nicht von automatischen Nachrichten erschlagen (und mag Dich daher, dann sicher auch nach deinem Urlaub noch)
• Aktion bei eingehenden Nachrichten: Dort hast du etliche Auswahlmöglichkeiten, von Behalten, bis Verwerfen hin zum Weiterleiten (falls doch ein lieber Kollege deine Antworten während deiner Abwesenheit übernehmen soll/muss)
• Nun hast du deine Abwesenheitsnachricht erfolgreich eingerichtet und kannst es ja gerne danach testen, ob alles ordnungsgemäß funktioniert
• Falls alles richtig eingestellt wurde, solltest du danach so eine Benachrichtigung erhalten

Hast du weiterführende Fragen zu deinem Angebot von uns? Fragen zu deinem Mailaccount oder deiner Webseite? Wir freuen uns auf deine Nachricht.

Der Beitrag Automatische Abwesenheitsnachrichten über die Serverwaltung / Webmail einrichten erschien zuerst auf gn2 GmbH Hosting | Internetagentur in Coburg.