Seit dem 1. Januar 2025 gelten in Deutschland neue Regelungen für elektronische Rechnungen. Unternehmen müssen seitdem in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Die Pflicht zur Ausstellung wird dagegen schrittweise eingeführt.
Was bedeutet überhaupt E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Dadurch können Rechnungsdaten automatisch verarbeitet werden. Für Deutschland ist dabei die europäische Norm EN 16931 maßgeblich. Bekannte Formate sind beispielsweise XRechnung und ZUGFeRD.
Mehr darüber kannst du in den aktuellen Informationen des Bundesministeriums der Finanzen nachlesen: https://e-rechnung-bund.de/e-rechnung/e-rechnung-zwischen-unternehmen-b2b
Die wichtigsten Punkte der Änderungen im Überblick
- Empfangspflicht ab 2025: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Dafür reicht in vielen Fällen zunächst ein geeignetes E-Mail-Postfach aus. Entscheidend ist, dass die E-Rechnung empfangen und verarbeitet werden kann.
- Übergangsfristen für die Ausstellung: Bei der Ausstellung von E-Rechnungen gibt es Übergangsfristen. Die Umstellung erfolgt daher nicht auf einen Schlag
- 2025 und 2026: Unternehmen können weiterhin Papierrechnungen und andere Rechnungsformate, wie beispielsweise PDF-Rechnungen, verwenden. Bei elektronischen Formaten wie PDF ist grundsätzlich die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.
- 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro dürfen weiterhin andere Rechnungsformate verwenden.
- Ab 2028: Für die betroffenen B2B-Umsätze gilt die E-Rechnung grundsätzlich verpflichtend.
- Ausnahmen: Nicht jede Rechnung muss als E-Rechnung ausgestellt werden. Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und bestimmte Fahrausweise. Auch Rechnungen an Privatkunden (B2C) fallen grundsätzlich nicht unter die verpflichtende E-Rechnung.
Hier findest du die aktuellen Informationen des Bundesministeriums der Finanzen zur Einführung der E-Rechnung: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.htm und unter https://e-rechnung-bund.de/e-rechnung/e-rechnung-zwischen-unternehmen-b2b
Vorteile der E-Rechnung
Die E-Rechnung kann Unternehmen dabei helfen, Rechnungsprozesse einfacher und schneller zu gestalten. Da die Rechnungsdaten strukturiert vorliegen, können sie automatisch in Buchhaltungs- oder ERP-Systeme übernommen werden. Dadurch lassen sich manuelle Eingaben reduzieren und Fehler vermeiden. Außerdem können Bearbeitungszeiten verkürzt und Papier sowie Porto eingespart werden.
ZUGFeRD, XRechnung und E-Rechnungen – Unterschiede und Gemeinsamkeiten
E-Rechnung ist zunächst der Oberbegriff für Rechnungen, die die gesetzlichen Anforderungen an ein strukturiertes elektronisches Format erfüllen. XRechnung ist ein strukturiertes XML-Format, das insbesondere für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern verwendet wird. Eine XRechnung enthält keine klassische PDF-Darstellung, sondern strukturierte Rechnungsdaten. ZUGFeRD kombiniert dagegen eine PDF-Datei mit einem strukturierten XML-Datensatz. Die Rechnung kann dadurch von Menschen gelesen und gleichzeitig von Software automatisch verarbeitet werden. Sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD können die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 erfüllen.
So kannst du dich vorbereiten
Auch wenn die verpflichtende Ausstellung für viele Unternehmen erst ab 2028 relevant wird, lohnt es sich, die eigenen Prozesse frühzeitig zu prüfen.
Frag dich zum Beispiel:
- Kannst du E-Rechnungen bereits empfangen?
- Kann deine Buchhaltungssoftware XRechnungen oder ZUGFeRD verarbeiten? Eine einzelne E-Rechnung lässt sich zum Beispiel mit einem E-Rechnungsvalidator prüfen: https://www.billingengine.com/de/tools/e-rechnungsvalidator
- Wie werden E-Rechnungen gespeichert und archiviert?
- Welche Formate können deine Kunden und Lieferanten verarbeiten?
- Müssen bestehende Softwarelösungen angepasst werden?
Je früher du dich mit dem Thema beschäftigst, desto einfacher wird die spätere Umstellung.
Wissenswerte Links zum weiterlesen
- eBook: E-Rechnung: https://www.lexware.de/tools/ebook-e-rechnung
- E-Rechnung Bund: https://www.e-rechnung-bund.de
- E-Rechnungsviewer: https://www.billingengine.com/de/tools/e-rechnungsviewer
Häufige Fragen
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Für Rechnungen gilt grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Bei E-Rechnungen muss insbesondere der strukturierte Teil der Rechnung in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt werden. Außerdem muss die Rechnung während der Aufbewahrungsfrist nachvollziehbar und unverändert bleiben.
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein. Ein PDF allein gilt nicht als E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen.
Eine PDF-Rechnung kann jedoch weiterhin als sogenannte sonstige Rechnung verwendet werden, sofern die jeweiligen Voraussetzungen und Übergangsregelungen erfüllt sind.
Wer muss eine E-Rechnung ausstellen?
Die E-Rechnungspflicht betrifft grundsätzlich B2B-Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Die Pflicht zur Ausstellung wird schrittweise eingeführt. Für die betroffenen Umsätze gilt sie grundsätzlich ab 2028. Bis dahin gelten die genannten Übergangsregelungen. Für bestimmte Rechnungen und Umsätze gibt es Ausnahmen.
